Effekte mit Excel verwalten

Wenn Sie in FINALE mehrer Effekte verwalten wollen, um z.B. die Preise zu ändern, empfiehlt es sich Ihre Artikel mit Excel (bzw. Open oder Libre Office) zu bearbeiten. Nach den erfolgten Änderungen kann das Excel Sheet wieder in Finale importiert werden. Um Ihre Effekte zu exportieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

Wählen Sie im Menü bitte Effekte -> Haupt-Lager / Inventar -> Exportiere Produkt Liste als CSV…

Nun klappt ein weiteres Untermenü auf, in dem Sie einstellen können, wie Finale die Zeichen darstellen soll. Da wir in Deutschland Umlaute verwenden die z.B. in Farben (grün, weiß)  vorkommen, ist es sinnvoll, hier UTF-8 encoding auszuwählen.

Anschließend werden Sie nach einem Dateinamen bzw einem Speicherort gefragt. Bitte wählen Sie hier einen aussagekräftigen Namen . Tipp : Überschreiben Sie keine vorhanden Dateien und fügen Sie dem Dateinamen das aktuelle Tagesdatum hinzu. So haben Sie immer eine Art Versionierung Ihrer Daten und können ggf. später auch einen älteren Datenstand einspielen, falls dies notwendig sein sollte.

Öffnen Sie nun die Datei in Ihrem Kalkulationsprogramm. Ich empfehle hier Libre Office, da es zum einem kostenlos ist, zum anderen aber auch wesentlich mehr Einstellungsmöglichkeiten bietet. Außerdem gibt es kein Problem, die CSV Effekt Datei per Doppelklick direkt zu öffnen. Siehe auch  CSV Dateien in Excel öffnen .

Wenn Sie in Libre Office die CSV Datei nun öffnen, sehen Sie folgenden Dialog:

 

CSV Datei öffnen

CSV Datei öffnen

 

Obwohl Libre Office die fast immer richtig interpretiert, sollten sie aber immer folgende Einstellungen überprüfen und ggf richtig stellen. Das Ergebnis Ihrer Einstellungen können in der angezeigten Vorschau überprüfen.

– Der Zeichensatz sollte auf Unicode UTF-8 stehen

– Als Trennoption muss “Getrennt” eingestellt sein

– Finale verwendet als Trennzeichen der einzelnen Felder das Komma, das hier ebenfalls eingestellt werden muss.

– Das Texttrennzeichen stellen Sie bitte auf ”

Klicken Sie dann auf OK. Das Kalkulationsprogramm lädt nun die Datei und Sie können mit der Bearbeitung starten.

Als ersten Schritt sollten Sie die Datei allerdings unter einem anderen Namen abspeichern. Setzen sie z.B. einfach das Suffix neu an den Dateinamen.

Sie können nun alle Daten bearbeiten. Änderungen am Feld Product ID sollten Sie allerdings strikt vermeiden, da dieses Feld für Finale die Referenz ID in der Datenbank ist.

Sie können natürlich auch neue Daten hinzufügen. Hier müssen Sie darauf achten, das Sie eine eindeutige Product ID vergeben. Ich verwende hier immer eine Abkürzung des Herstellernamens, gefolgt von der Artikelnummer ohne irgendwelche Sonderzeichen.

Um Daten zu löschen, geben Sie bitte in der Spalte Category ‘Non-Choreographed’ ein.

Speichern Sie nun die Daten ab und wechseln Sie wieder zu Finale.

Dort Klicken Sie bitte im Menü auf
Effekte -> Haupt-Laget/Inventar -> Importiere CVS-Produkt Liste um Effekte hinzuzufügen oder zu aktualisieren

Wählen Sie im nun angezeigten Unter Menü wieder UTF-8 encoding aus.

Um den Import zu starten klicken Sie im Dialog die Schaltfläche “Weiter”.

Wählen Sie nun ihre bearbeitete CSV Datei aus.

Finale liest nun die Datei ein und gibt eine Zusammenfassung aus, der Sie entnehmen können, wieviele Effekte aktualisiert oder neu hinzugefügt werden. Achten Sie auf eine Meldung, die Sie über fehlende oder doppelte Produkt ID’S informiert . Sollte hier ein entsprechender Hinweis erfolgen, brechen Sie den Import bitte ab und überprüfen Ihre Daten noch einmal .  Sortieren Sie Ihr Daten am besten nach der Spalte “Product ID”. So sehen Sie dann sehr schnell, wo eine Nummer fehlt oder doppelt vergeben wurde.

Wird kein Hinweis angezeigt, können Sie den Import mit dem Klick auf die Schaltfäche Weiter starten.

Das Importieren und aktualisieren der Daten dauert ein wenig, da die Daten auf Ihre Datenbank übertragen werden müssen (Ihre Master Datenbank  befindet sich nicht auf Ihrem Rechner).